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Qué puede hacer por ti una empresa de gestión documental

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En los tiempos que corren todos está documentalizado. Los datos personales, los datos económicos, los datos laborales…historiales médicos, judiciales, etc. Todo va en documentos. Por eso, hoy queremos hacer un estudio de qué puede hacer una empresa de gestión documental. Llamamos a GitDoc, una empresa de transformación digital para empresas en que trabaja en este sector para ayudar a las empresas en la nueva era digital con servicios de externalización de procesos de negocio. Toma nota, porque estamos ante un reportaje interesante.

Digitalización de documentos

El escaneado y la digitalización de documentos o archivos es un proceso que le permite acceder a un documento electrónico en cuestión de segundos desde cualquier punto conectado. Esta empresa de digitalización certificada de documentos te asesora realizando una auditoría inicial en la cual se tendrán en cuenta la frecuencia de consulta de los distintos documentos para determinar el modelo a utilizar:

 Documentos con pocas consultas (solo se digitalizan bajo demanda).

  •     Documentos consultados con frecuencia (se digitalizan todos).
  •     Se determinarán los criterios de clasificación (indexación) para facilitar y agilizar su búsqueda.
  •     Expurgos: Se analizará la documentación que pueda ser obsoleta y se enviará al proceso de destrucción.

Este sistema reduce los costes de la digitalización de archivos y resuelve las necesidades de consulta a través del portal Web de GitDoc.

Apoyo al negocio

Una empresa puede ayudar a las organizaciones a mejorar sus procesos con la implantación de nuevas tecnologías, acelerando su digitalización y optimización de procesos, apoyándonos en el conocimiento, capacidad y experiencia. Externalizar la gestión de sus procesos de negocio y las actividades no principales a un especialista de outsourcing. Utilizar tu tiempo en realizar tareas más productivas y rentabilice sus recursos humanos e inmuebles.

Una empresa así es capaz de asumir todas aquellas tareas documentales y administrativas que las empresas realizan de manera continuada en el tiempo o que necesitan gestionar puntualmente para digitalizar su negocio, ayudamos a nuestros clientes en la transformación digital de los procesos, tales como grabación de datos, digitalización de documentos, creación de índices, gestión de buzones de atención al cliente, socio o empleado, atención a proveedores, reclamaciones, CAU entre otros.

Como empresa de outsourcig de procesos de apoyo al negocio (BPO), asumen departamentos completos, asumiendo sus procedimientos rápidamente, optimizándolos y dando a los clientes una alta eficiencia y calidad en el servicio y por solo una parte del coste fijo. Los avances en las redes de datos de alta velocidad posibilitan que las funciones puedan llevarse a cabo a través de conexión al sistema del cliente (host) desde casi cualquier parte del mundo. Todo lo que se necesita es conectividad.

Las herramientas  de automatización de procesos de GitDoc, permiten la definición, administración, control de los flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales.

Garantizando reducción de costes, eliminación cuellos de botella, medidas correctoras, controles de seguridad y aumento de la productividad.

Para el área de contabilidad e informática

Además, GitDoc ha creado un área  de servicios, formada por contables, informáticos y administrativos orientada a ayudar a sus clientes en todo el proceso de tramitación de facturas, creando herramientas encaminadas a mejorar y obtener importantes ahorros en la gestión de facturas. De esta manera, ofrece soluciones integrales para la gestión  automática del proceso de contabilización de facturas (papel y electrónico), gastos de empleado y factura electrónica. 

  •     Soluciones de Digitalización y Captura automática de facturas
  •     Workflow de Aprobación de facturas recibidas, cuadre y contabilización en su ERP
  •     Portal de recepción y emisión de factura electrónica
  •     Portal del proveedor gestión de proveedores, altas, bajas, incidencias
  •     Portal gastos de empleado y solicitud de viajes.
  •     Servicios BPO para la gestión de incidencias, atención empleados y proveedores.
  •     Ahorro de costes de hasta el 40%
  •     Sin inversión inicial, solo paga por factura gestionada.
  •     Contabilización automática en su ERP
  •     Transformación de costes fijos en variables.

Gestión integral

De esta manera, se propone un servicio que cubre  la gestión integral de facturas desde la recepción hasta su contabilización automática en el ERP del cliente, incluyendo aplicaciones y servicios contable administrativos adaptables a cada cliente. Se automatiza todos los pasos del proceso de facturas, recepción, digitalización, captura automática de datos y líneas, validaciones, workflow aprobación y cuadre, resolución de incidencias y contabilización automática en su ERP.

La experiencia adquirida por esta empresa ha permitido programar y optimizar los procesos habituales para la mayoría de las empresas, consiguiendo aportar fiabilidad y ahorro de tiempo y costes. No requiere inversión en software, solo paga por factura gestionada. El servicio incluye un portal web para la gestión y atención de proveedores y la recepción de facturas proveedores papel y electrónicas, permite distintos tipos de envío de facturas.

La plataforma permite firmar facturas con el certificado de firma del proveedor. Además admite distintos formatos y certificados y es compatible con cualquier paquete contable.

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